RPS

A documentação referente a funcionalidade de RPS foi desenvolvida com o objetivo de explicar detalhadamente todos os processos e regras relacionadas neste menu, auxiliando o fisco municipal a utilizá-la de uma forma mais assertiva em todos os campos disponíveis na realização de consultas e processos, para que assim seja facilitado o seu dia a dia.

A funcionalidade do RPS está subdividida no sistema em alguns tópicos, também chamados de abas.

Cada aba determina uma fase do processo ou um recurso pertinente a conversão do RPS, e dessa forma, cada uma possui finalidades diferentes e também informações, campos e regras específicas daquela fase do processo que o usuário está executando.

As abas disponíveis são: Conversões de RPS, que se dividem em Eletrônica e Manual e Autorizações para impressão.

Conversões de RPS

A conversão do RPS é o processo que vai gerar uma nota fiscal com base nas informações do serviço prestado, que foram comprovadas ao tomador mediante a emissão de um Recibo Provisório de Serviço - RPS. O sistema e-Nota possibilita que o prestador possa fazer essas conversões de forma Eletrônica e Manual, e da mesma forma, permite que o fisco municipal possa acompanhar e consultar os dados dessas conversões.

Conversão Eletrônica do RPS

O sistema considera como conversão Eletrônica, aquela realizada por meio da integração do sistema próprio do prestador com o e-Nota via Web Services, onde o sistema do prestador envia, pelas APIs disponíveis, o RPS com os dados do serviço prestado. Também consideramos eletrônica, quando o prestador importa um arquivo XML gerado pelo sistema próprio do prestador, contendo o RPS com os dados do serviço prestado.

Conversão Manual do RPS

A conversão Manual do RPS, é aquela realizada diretamente pela tela de emissão da nota fiscal, quando o prestador faz a emissão da nota e vincula a ela (nota) os dados do RPS emitido.

IMPORTANTE

Havendo a necessidade de auxiliar o prestador no uso do processo de conversão de RPS, seja manual ou eletrônico, o fisco poderá orientar o contribuinte a ler a documentação sobre a conversão de RPS do Módulo Contribuinte.

Consultando as conversões eletrônicas de RPS

Nessa consulta, o sistema disponibiliza ao fisco municipal informações referentes aos lotes de RPS que foram enviados para conversão em nota fiscal eletrônica. Para isso, o sistema disponibiliza alguns filtros para localizar o lote que deseja, sendo eles:

Prestador: corresponde ao prestador que enviou do seu sistema próprio para o e-Nota, o lote de RPS via Web Service, ou então, que fez a importação do arquivo XML no sistema pela funcionalidade Importar lote. O prestador poderá ser localizado pesquisando pelo seu nome ou CPF/CNPJ.

Período de envio: corresponde a data em que o prestador enviou do seu sistema próprio para o e-Nota, o lote de RPS via Web Service, ou então, a data em que o arquivo XML foi importado no sistema por meio da funcionalidade Importar lote.

Situação do processamento: situação em que o lote de RPS se encontra no sistema e-Nota, após ter sido recebido, podendo utilizar uma ou mais situações no filtro:

• Não processado: o lote foi recebido pelo e-Nota, mas ainda está na fila para iniciar o seu processamento;
• Em processamento: o lote já iniciou o seu processamento, mas ainda não foi concluído;
• Sucesso: o processamento do lote já foi concluído e não gerou nenhuma inconsistência, ou seja, as notas fiscais foram geradas;
• Erro: o processamento do lote já foi concluído, porém, gerou algum tipo de inconsistência. Nesse caso as notas fiscais não foram geradas.

Número do RPS: corresponde ao número do RPS gerado pelo sistema do prestador que foi convertido em nota fiscal eletrônica, podendo utilizar um ou mais números no filtro. Nesse filtro, retornarão apenas as conversões processadas com sucesso.

Número do lote de RPS: corresponde ao número do lote do RPS gerado pelo sistema do prestador que foi enviado para processamento, podendo utilizar um ou mais números no filtro.

Número do protocolo: corresponde ao número do protocolo de recebimento do lote de RPS, gerado pelo sistema e-Nota. Esse número é gerado pelo e-Nota e enviado ao sistema do prestador para todo envio que é feito, e poderá ser utilizado para consulta da situação do lote enviado por meio de Web Service.

Prazo: permite filtrar os RPS que foram convertidos dentro ou fora do prazo estipulado pelo município. O prazo para conversão dos RPS é parametrizado no sistema pelo fisco municipal. Nesse filtro retornarão apenas as conversões processadas com sucesso.

Período de processamento: corresponde a data em que o sistema e-Nota efetivou o processamento do lote de RPS enviado via Web Service, ou que foi importado no sistema pelo botão Importar lote.

Série: corresponde a série do RPS relacionada ao número do RPS gerado pelo sistema do prestador que foi convertido em nota fiscal eletrônica, podendo utilizar uma ou mais séries no filtro. Nesse filtro retornará apenas conversões que foram processadas com sucesso.

Conforme os filtros aplicados, o sistema exibirá as informações dos lotes de RPS que foram recebidos e processados. Para os lotes processados com sucesso, o sistema exibe as informações referentes ao lote convertido: prestador, número do lote, quantidade de RPS no lote, a versão do XML utilizada (Betha/Abrasf), e também quais as notas fiscais convertidas, os dados de cada RPS que originou a nota, o número da nota, competência, a data limite para converter o RPS, se a conversão está ou não dentro do prazo, dentre outras informações.

Através do ícone com a seta para baixo destacado na imagem, é possível fazer o download do XML original enviado pelo sistema do prestador para processamento.

Nota: Havendo necessidade de visualizar todos os dados da nota fiscal gerada, basta clicar no link sobre o número da nota fiscal apresentada na consulta.

Já para os lotes processados com erro, além do sistema exibir as informações referentes ao lote enviado, quantidade de RPS no lote, a versão do XML utilizada (Betha/Abrasf), também exibe os dados do erro que impediram o seu processamento, demonstrando o código e a descrição do erro e também uma possível solução para a inconsistência apresentada. Através do ícone com a seta para baixo destacado na imagem, é possível fazer o download do XML original enviado pelo sistema do prestador para processamento.

Consultando as conversões manuais do RPS

Nessa consulta o sistema disponibiliza ao prestador informações referentes aos RPS que foram convertidos manualmente em nota fiscal eletrônica. Para isso, o sistema disponibiliza alguns filtros para localizar o RPS desejado, sendo eles:

Prestador: corresponde ao prestador que fez a conversão manual do RPS através da tela de emissão da nota fiscal. O prestador poderá ser localizado pesquisando pelo seu nome ou CPF/CNPJ.

Número do RPS: corresponde ao número do RPS gerado pelo prestador e que foi convertido em nota fiscal eletrônica, podendo utilizar um ou mais números no filtro.

Prazo: permite filtrar os RPS que foram convertidos dentro ou fora do prazo estipulado pelo município. O prazo para conversão dos RPS é parametrizado no sistema pelo fisco municipal.

Período de emissão: corresponde a data de emissão do RPS que foi convertido em nota fiscal eletrônica.

Série: corresponde a série do RPS relacionada ao número do RPS que foi convertido em nota fiscal eletrônica, podendo utilizar uma ou mais séries no filtro.

De acordo com os filtros aplicados, o sistema exibirá as informações do RPS que foram convertidos, e também os dados das notas fiscais geradas, tais como: o prestador, os dados de cada RPS que originou a nota, o número da nota, competência, a data limite para converter o RPS, se a conversão está ou não dentro do prazo, dentre outras informações.

Nota: Havendo necessidade de visualizar todos os dados da nota fiscal gerada, basta clicar no link sobre o número da nota fiscal apresentada na consulta.

IMPORTANTE

Como a conversão manual do RPS é realizada na própria tela de emissão da nota fiscal, qualquer tipo de validação que impeça a conversão será realizada no momento da emissão da nota, sendo assim, na consulta das conversões manuais, serão somente apresentadas as conversões realizadas com sucesso.

Autorizações para impressão de RPS

A autorização para impressão de RPS é um processo que possibilita ao prestador solicitar ao município a permissão para que ele possa emitir um recibo provisório (RPS) como forma de comprovação do serviço prestado, de acordo com os números e séries de RPS autorizados pelo município. A necessidade de fazer essa autorização varia conforme a legislação municipal, ou seja, existem municípios que irão exigir essa autorização, já outros não irão fazer essa exigência.

A partir do momento que o município indicar a obrigatoriedade de registrar a autorização, o sistema é parametrizado pelo fisco municipal, e os controles de quais RPS podem ser convertidos em nota fiscal eletrônica começam a ser efetuados.

Toda autorização que for registrada pelo prestador, será considerada uma solicitação, que poderá ter sua análise de aprovação feita manualmente pelo fisco municipal, ou de forma automática, conforme veremos no decorrer dessa documentação.

Nota: Embora seja um processo em que normalmente o registro da autorização inicia-se pelo prestador do serviço, o sistema permite também que o próprio fisco municipal faça o cadastro da autorização para o prestador.

Para o fisco registrar uma nova Autorização de Impressão de RPS, clique no botão +Solicitação de Autorização. Será aberta uma nova tela para que sejam preenchidos os dados da autorização.

Nessa tela são disponibilizadas as seguintes informações para registrar a solicitação:

Prestador: corresponde ao contribuinte prestador para qual a autorização para conversão de RPS será gerada.

Série: corresponde a qual série de RPS será utilizada pelo prestador para as emissões dos RPS. As séries disponíveis neste campo são apenas as ativas e registradas no Cadastro de Séries da prefeitura. Ao fazer a pesquisa, o sistema demonstra em cada série, qual o tipo de conversão que poderá ser realizado com ela, se é uma conversão Eletrônica ou Manual.

Quantidade: corresponde a quantidade de números de RPS que será liberada ao prestador para fazer as suas emissões. A quantidade máxima permitida para ser informada pode variar de município para município, e conforme o sistema estiver parametrizado, não será possível registrar a autorização se informar uma quantidade maior que a permitida na entidade. Quando essa restrição ocorrer, basta inserir uma quantidade que fique conforme a permitida no município.

Vias: corresponde ao número de vias que cada RPS irá possuir. Essa informação é utilizada para os casos onde é impresso o documento com a relação de RPS liberados para preenchimento manual, onde nesses casos, poderá ocorrer a existência de mais de uma via. No caso de autorizações para séries eletrônicas, poderá ser informado 1 (um) como quantidade de vias.

Número inicial: essa informação é gerada automaticamente para cada prestador, conforme a série do RPS que foi informada, utilizando o número do maior RPS autorizado + (mais) 1 (um). O número do maior RPS autorizado é encontrado verificando para o referido prestador e série solicitada, as autorizações já registradas na entidade que não estejam com status de Indeferidas. As autorizações indeferidas serão verificadas desde que o sistema esteja configurado para considerar também as autorizações neste status de indeferimento. Caso não exista nenhuma autorização para o referido prestador e série que possa ser utilizada como base para sugerir um número inicial, então, é verificado no Cadastro de Contribuintes, através da aba Dados do Prestador, se existe configuração para início de sequência como RPS manual ou RPS eletrônico, para o tipo de conversão da série indicada (manual/eletrônica).

Se existir sequência inicial configurada, a numeração inicial do RPS sugerida será a mesma configurada na sequência inicial, conforme o tipo de conversão (Eletrônica/Manual). Se não existir sequência inicial configurada, a numeração inicial do RPS sugerida será 1 (um).

Número final: O número final do RPS é gerado de forma automática, utilizando para o referido prestador e série solicitada, o número encontrado no campo Número inicial, e somado a ela, a quantidade de RPS solicitada no campo Quantidade.

Motivo da solicitação: corresponde a descrição do motivo pelo qual está sendo registrado a autorização para a conversão de RPS.

Após preencher todos os campos, é necessário que o fisco municipal defina um parecer para a autorização, que poderá ser Não analisada, Em análise, Deferida ou Indeferida.

Para os pareceres com a situação Não analisada ou Em análise, a autorização ficará pendente para uma futura análise do parecer final, que poderá ser Deferida, quando o cadastro for autorizado ou Indeferida, para os casos onde o cadastro não é autorizado.

Após indicado o parecer, para efetivar o registro da autorização clique no botão Salvar.

IMPORTANTE:

De acordo com cada município, o fisco municipal poderá parametrizar o sistema para criar de forma automática as autorizações para impressão de RPS. A criação de forma automática ocorre quando o percentual de RPS convertido de todas as autorizações com status Deferida na entidade para o referido prestador e série, ultrapassam o percentual parametrizado no sistema, conforme o tipo de conversão, sendo ela, manual ou eletrônica.

Havendo dúvidas sobre essa parametrização, consulte o tópico Configurações do RPS(Recibo Provisório de Serviço) contido na documentação da Central de Configurações.

Regras gerais da autorização

• O prestador não poderá ter registrado na entidade mais de uma autorização da mesma série, havendo outra com situação Não analisada ou Em análise. Esse tipo de cadastro somente poderá ser realizado, se o sistema estiver parametrizado pelo fisco municipal, concedendo permissão para tal registro;

• Enquanto a autorização estiver com situação Não analisada ou Em análise, o fisco poderá editar e efetuar alterações nos dados registrados das autorizações feitas por ele;

• Para as autorizações registradas pelos contribuintes, o fisco municipal não poderá alterar nenhum dado do registro inicial solicitado. Nesses casos, o fisco poderá alterar o que será liberado;

• Autorizações com status como Deferida, poderão ser anuladas, sendo possível tal alteração ser realizada apenas pelo fisco municipal;

• Não pode existir na entidade mais de uma autorização para o mesmo prestador e série, que possua a situação Não analisada, Em análise, Deferida ou Anulada, e que contenham entre si um mesmo número de RPS;

• Toda autorização nova que for registrada receberá a situação Não analisada.

Consultando as autorizações para impressão de RPS registradas

Para as autorizações para impressão de RPS que forem registradas, o sistema permite que sejam consultadas para que o fisco municipal possa acompanhar o andamento delas e também possa realizar o parecer final.

No campo Pesquisar, é possível filtrar as autorizações pelo nome ou CPF/CNPJ do prestador. Além dessa opção, clicando no ícone destacado na imagem acima com a seta vermelha, é possível que o usuário realize filtros de pesquisa, para localizar de forma mais específica uma autorização registrada. O sistema disponibiliza os seguintes filtros: Situação da autorização, Tipo de conversão conforme a série do RPS, Série do RPS, Período de solicitação conforme a data do seu cadastro, Período de liberação conforme a data do parecer de deferimento e Origem, que permite nesse filtro listar as autorizações registradas pelo prestador e as registradas pelo próprio fisco municipal.

Para as autorizações listadas na consulta, o sistema exibe os seguintes campos como principais da pesquisa: Nome e CPF/CNPJ do prestador, Série do RPS, QTDE. (quantidade de RPS solicitados), Nº Inicial (número inicial do RPS gerado na autorização), Nº Final (número final do RPS gerado na autorização de acordo com a quantidade solicitada), Vias, Qtde. de RPS disponível na autorização e a Situação da autorização.

Nota: O campo Qtde. de RPS disponível refere-se aos números de RPS que foram liberados na referida autorização e que ainda não foram convertidos em nota fiscal. Para as novas autorizações registradas, esse campo receberá a mesma quantidade contida no campo Qtde. (quantidade de RPS solicitados), e conforme os RPS liberados na autorização são convertidos em nota fiscal, essa quantidade disponível será reduzida.

Ao expandir autorização por meio da seta virada para baixo, o usuário fiscal consegue visualizar outras informações referentes a respectiva autorização:

Através do ícone localizado ao lado direito da tela, é possível acessar algumas funcionalidades conforme a situação em que a autorização se encontra.

Para as autorizações com situação Anulada e Indeferida, o sistema permite visualizar apenas o Histórico das movimentações realizadas. Para as autorizações com situação Não analisada e Em análise, o sistema permite visualizar o Histórico das movimentações, realizar a edição do cadastro e conceder o parecer para a mesma.

Já para as autorizações com a situação Deferida, o sistema permite fazer a anulação da autorização, visualizar o Histórico das movimentações realizadas e também emitir o(s) documento(s) pertinente(s), que varia(m) conforme o tipo de conversão contido na Série do RPS.

Para realizar a anulação, será necessário que o usuário informe um motivo através da tela que será disponibilizada.

Autorizações para conversão Manual de RPS, é possível emitir o Documento da autorização para impressão de RPS (documento contendo os dados da autorização cadastrada) e o Documento com os RPS autorizados (documento contendo os dados do RPS autorizado para preenchimento manual do serviço prestado).

Autorizações para conversão Eletrônica de RPS, é possível emitir apenas o Documento da autorização para impressão de RPS (documento contendo os dados da autorização cadastrada).

IMPORTANTE:

Para os documentos disponibilizados pelo sistema, tanto para as conversões manuais como as eletrônicas, a relação de informações que aparecem no documento como também o seu layout, são definidas e parametrizadas pelo fisco municipal, ou seja, poderão variar de município para município. Havendo dúvidas sobre essa parametrização, consulte o tópico Configurações do RPS (Recibo Provisório de Serviço) contido na documentação da Central de Configurações.